A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no Simples Nacional é um documento digital que substitui as notas fiscais tradicionais em papel e é emitida por microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). Essas empresas, optantes pelo regime do Simples Nacional, seguem regras específicas estabelecidas pela legislação tributária. Neste artigo, vamos explorar como ocorre a emissão da NF-e no Simples Nacional, sua importância e as obrigações envolvidas, incluindo a nova exigência do uso do CST a partir de 2024.
O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
A NF-e, conforme definido no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, é um documento digital que serve para registrar e documentar a circulação de mercadorias ou prestação de serviços. Para empresas do Simples Nacional, sua emissão segue as normas da Lei Complementar nº 123/2006 e da Resolução CGSN nº 140/2018.
A NF-e é obrigatória para empresas do Simples Nacional, e sua emissão ocorre de forma eletrônica, autorizada pela Secretaria da Fazenda.
Importância da NF-e no Simples Nacional
Emitir NF-e, portanto, garante diversos benefícios:
- Transparência nas transações comerciais.
- Redução de fraudes fiscais.
- Melhora no controle fiscal e contábil.
- Conformidade com as exigências legais.
Além disso, a NF-e deve ser armazenada por 5 anos (art. 202 do RICMS/SP), conforme exigência legal. Dessa forma, mantém-se a regularidade fiscal da empresa diante do fisco. Em outras palavras, é uma obrigação com impactos diretos na segurança tributária.
Por outro lado, o não cumprimento dessas obrigações pode gerar penalidades e transtornos para a empresa. Logo, é fundamental estar atento às regras vigentes.
Emissão da NF-e no Simples Nacional: Regras Atuais
CFOP
O Código Fiscal de Operações e Prestações é obrigatório e identifica a natureza da operação. Empresas do Simples utilizam os mesmos CFOPs que empresas do regime normal. Por isso, a correta seleção do CFOP evita penalidades e inconsistências. Ou seja, preencher esse campo corretamente é essencial.
CRT e CSOSN (e agora CST)
Além do Código de Regime Tributário (CRT), empresas do Simples Nacional deviam preencher apenas o CSOSN para indicar a tributação do ICMS.
Contudo, com o Ajuste SINIEF 16/2020, desde 1º de abril de 2024 também é obrigatório preencher o CST.
Portanto, agora é necessário:
- Informar o CSOSN (como já era feito).
- Informar também o CST, mesmo sendo Simples Nacional.
Essa mudança exige atenção, pois envolve campos adicionais no preenchimento da NF-e. Além disso, pode ser necessário revisar o cadastro dos produtos para atender à nova exigência.
Exemplos de CSOSN:
- 101: Tributada com permissão de crédito de ICMS.
- 102: Tributada sem permissão de crédito.
- 201: Tributada com ST e com crédito.
Novidade: Preenchimento simultâneo CST + CSOSN
Exemplo prático:
- CRT: 1 (Simples Nacional)
- CSOSN: 102
- CST: 00 (Tributada integralmente)
Essa exigência, por conseguinte, visa padronizar os documentos fiscais emitidos por todos os contribuintes. Como resultado, facilita-se o cruzamento de dados entre empresas e a fiscalização tributária. Além disso, contribui para a consistência nas obrigações acessórias, como SPED Fiscal e GIA.
Em resumo, a nova obrigatoriedade do CST reforça a necessidade de atualização por parte dos emissores e profissionais da área fiscal.
Fonte: Ajuste SINIEF 16/2020 – CONFAZ
Tabela de Correlação entre CSOSN e CST (Exemplos Comuns)
Atenção: Esta tabela é apenas indicativa. Para evitar erros, é recomendável sempre consultar o contador da empresa para confirmar a classificação adequada conforme o tipo de operação. Com isso, você assegura a correta apuração dos tributos e minimiza riscos fiscais.
| CSOSN | Descrição CSOSN | CST Sugerido | Descrição CST |
|---|---|---|---|
| 101 | Tributada com crédito de ICMS | 00 | Tributada integralmente |
| 102 | Tributada sem crédito de ICMS | 00 | Tributada integralmente |
| 201 | Tributada com ST e crédito | 10 | Tributada com substituição tributária |
| 202 | Tributada com ST sem crédito | 10 | Tributada com substituição tributária |
| 300 | Imune | 41 | Não tributada |
| 400 | Não tributada | 41 ou 40 | Não tributada ou isenta |
| 500 | ICMS cobrado anteriormente por ST (retenção antecipada) | 60 | ICMS cobrado anteriormente por substituição |
| 900 | Outras | 90 | Outras |
Dicas para Preencher a NF-e Corretamente
- Use o CFOP compatível com a operação.
- Selecione o CSOSN e o CST adequados.
- Além disso, preencha “Informações Complementares” com:”Documento emitido por ME ou EPP optante pelo Simples Nacional. CST e CSOSN informados conforme Ajuste SINIEF 16/2020.”
Dessa maneira, sua empresa estará alinhada às obrigações legais vigentes. Inclusive, recomenda-se revisar periodicamente seus dados fiscais.
Conclusão
A NF-e no Simples Nacional continua sendo uma ferramenta fundamental para organização e conformidade fiscal. Com a obrigatoriedade do CST, é essencial que as empresas estejam atentas às novas regras e mantenham seus emissores e cadastros atualizados. Portanto, revise com frequência sua tabela fiscal e oriente-se junto ao contador sempre que houver dúvidas. Em resumo, o preenchimento correto garante segurança, economia e agilidade nos processos fiscais.
Atualize-se. Simplifique. Emita corretamente.
