Durante a emissão de uma Nota Fiscal eletrônica, esta passa por diversas situações até ser autorizada pela Secretaria de Fazenda Estadual. Em resumo a NF-e assume as seguintes situações até a sua autorização:
Em Digitação
A NF-e que acaba de ser criada e ainda não completamente finalizada com os dados.
Pode ser editada a qualquer hora e ainda não apresenta validade.
Validada
Apenas após a inserção de todas as informações necessárias da NF-e e a realização da operação de Validação a NF-e ficará Validada.
Nesta situação, a NF-e encontra-se corretamente preenchida com relação a estrutura de dados.
Caso a NF-e seja editada, esta deverá passar novamente pelo processo de validação.
Ainda não apresenta validade.
IMPORTANTE: O processo de validação da estrutura das informações NÃO garante a consistência tributária dos dados.
Assinada
É a situação ao qual a NF-e está após ser assinada digitalmente com o Certificado Digital do contribuinte emissor.
Ainda é possível a edição desta NF-e, mas esta voltará para a situação “Em Digitação”, perdendo a assinatura e sendo necessário realizar novamente os processos de Validação e Assinatura.
Ainda não apresenta validade.
Em Processamento na SEFAZ
Após a transmissão da NF-e para a SEFAZ correspondente, a NF-e ganhará a situação “Em processamento na SEFAZ”.
Neste estágio, a NF-e estará na fila para ser processada na SEFAZ, tendo o usuário que aguardar até que a SEFAZ recepcione e autorize a respectiva NF-e.
Como a NF-e ainda está em processamento, ainda não apresenta validade.
Autorizada
É o estágio na qual a NF-e foi recepcionada e autorizada pela SEFAZ, podendo o contribuinte realizar a impressão do DANFE e a circulação da mercadoria.
A NF-e já apresenta validade jurídica, mas os dados nela contidos são de responsabilidade do contribuinte emissor.
Outras situações para a NF-e
Além das situações da NF-e até ser autorizada pela SEFAZ, a NF-e poderá encontrar-se em outros estágios diferentes do ciclo básico da autorização. São eles:
Cancelada
Após ser autorizada pela SEFAZ, o contribuinte poderá solicitar o cancelamento da NF-e, caso haja necessidade.
Neste caso, o contribuinte deverá também justificar o pedido de cancelamento.
Depois de enviada a solicitação de cancelamento, e esta sendo homologada pela SEFAZ, a NF-e mudará de situação para Cancelada, não sendo possível mais a sua utilização ou a impressão do respectivo DANFe.
Denegada
Condição que ocorre quando a NF-e é enviada para a SEFAZ e durante o processamento da nota no sistema da Fazenda verifica-se que o emitente ou o destinatário ou ambos estão em situação de pendência perante o Fisco.
Neste caso, não será permitida a impressão do DANFE.
Também não é possível o cancelamento de NF-e denegada.
Rejeitada
Após o envio e processamento da NF-e na SEFAZ, a nota poderá ser rejeitada caso haja alguma pendência ou problema com a NF-e.
Neste caso, o sistema da SEFAZ não autorizará a NF-e, disponibilizando o motivo da rejeição.
Na busca pelas autorizações na SEFAZ, caso Software encontre algum problema de rejeição, a respectiva NF-e com problemas ficará com a situação igual a rejeitada.
Neste caso, após verificar a pendência ocorrida, o usuário poderá novamente editar a NF-e (a voltará para a situação Em Digitação) para realizar a correção e, após a validação e a assinatura, retransmitir para a SEFAZ.
