Devolução de compra no Simples Nacional: CFOP, CSOSN e NF-e

A devolução de compra no Simples Nacional ocorre quando a empresa compradora devolve ao fornecedor uma mercadoria recebida anteriormente. Embora a NF-e seja uma saída, ela não representa venda nova: sua função é desfazer, total ou parcialmente, os efeitos da entrada original.

Por isso, a devolução deve manter vínculo com a compra: finalidade da NF-e, CFOP, produtos, quantidades, valores, NCM, tributos e chave de acesso do documento original. CSOSN, CST de PIS/COFINS e a forma de informar ICMS ou IPI não podem ser escolhidos apenas pelo padrão do ERP.

Resumo rápido da devolução de compras no Simples Nacional

O que é devolução de compra no Simples Nacional?

A operação ocorre quando a empresa retorna ao fornecedor mercadorias recebidas por defeito, desacordo comercial, erro de pedido, divergência de quantidade, avaria ou outro motivo documentado. A NF-e deve mostrar que a saída está vinculada a uma entrada anterior.

Devolução de compra x devolução de venda

Consulte também o hub de devoluções fiscais para comparar operações de compra, venda, devolução parcial e devolução total.

Qual CFOP usar na devolução de compra?

O CFOP depende da finalidade da compra original e da localização do fornecedor. Use códigos iniciados por 5 em devoluções internas e por 6 em devoluções interestaduais.

Não escolha o CFOP apenas pelo produto. Confirme a finalidade da entrada original e como ela foi escriturada.

Qual CSOSN ou CST usar?

Não existe CSOSN automático para toda devolução de compra. O CSOSN 900 pode ser usado em determinadas parametrizações, especialmente quando o XML precisa transportar informações de ICMS da operação original. Contudo, ele não é obrigatório em todos os casos.

A escolha depende do regime do emitente e do fornecedor, tratamento do ICMS, ICMS-ST, benefício fiscal, campos necessários no XML, UF e versão do emissor. Valide a configuração com o contador e confronte o arquivo com o Manual de Orientação do Contribuinte da NF-e.

ICMS na devolução de compra

A devolução deve permitir que o fornecedor reconheça corretamente o retorno da mercadoria e os efeitos fiscais da venda original. Isso não significa copiar valores sem análise.

Quando a compra veio de fornecedor do regime normal com ICMS destacado, a devolução pode precisar informar base e valor proporcionais aos itens devolvidos, conforme a UF e o grupo tributário disponível ao emitente do Simples Nacional.

Quando a compra veio de fornecedor também optante pelo Simples Nacional, não se deve criar destaque inexistente na nota original. Em operações com substituição tributária, avalie ICMS-ST, CEST, valores retidos e regras estaduais.

Este conteúdo usa São Paulo como referência. Valide o RICMS/SP e, em operação interestadual, a legislação da UF do fornecedor.

IPI na devolução de compra

Se a compra original trouxe IPI e a devolução precisar restituir proporcionalmente o valor, o XML deve usar os campos próprios do leiaute vigente. O grupo de IPI devolvido e o campo vIPIDevol podem ser aplicáveis, mas não devem ser preenchidos automaticamente apenas porque existia IPI na nota de origem.

Confirme a condição do emitente, o percentual devolvido, a composição do total da NF-e, o RIPI e a versão vigente do leiaute.

PIS e COFINS na devolução

Também não existe CST 49 ou 99 obrigatório apenas porque o emitente está no Simples Nacional. Esses códigos podem aparecer em parametrizações específicas, mas a escolha deve refletir a natureza da saída e o leiaute da NF-e.

A empresa deve evitar destaque indevido e manter coerência entre XML, escrituração e regime tributário.

Como emitir a NF-e de devolução

1. Localize o XML autorizado da compra original.
2. Confirme itens e quantidades devolvidos.
3. Selecione a finalidade de devolução.
4. Defina o CFOP pela finalidade da compra e UF do fornecedor.
5. Preencha o fornecedor como destinatário.
6. Reproduza NCM, unidade, quantidade e valores proporcionalmente.
7. Valide CSOSN/CST, ICMS, IPI, PIS e COFINS.
8. Informe a chave original no NFref.
9. Descreva o motivo nas informações complementares.
10. Confira o XML autorizado e ajuste estoque e financeiro.

Exemplo completo da NF-e

Uma empresa paulista do Simples Nacional comprou mercadorias para revenda de fornecedor paulista do regime normal. A compra foi de R$ 10.000,00, com ICMS de R$ 1.800,00 e IPI de R$ 500,00. Metade será devolvida.

Exemplo de informações complementares

“NF-e emitida para devolução parcial de compra referente à NF-e nº [número], série [série], chave [chave], emitida em [data]. Motivo: [motivo]. Valores e quantidades proporcionais aos itens devolvidos. Tratamento tributário conforme operação original e legislação aplicável.”

Referência à NF-e original

A chave da compra deve constar no grupo de documentos fiscais referenciados do XML, o NFref. A menção nas informações adicionais ajuda, mas não substitui o vínculo técnico no XML quando exigido pelo leiaute.

Estoque, financeiro e SPED

A devolução exige baixa dos itens, ajuste do contas a pagar ou reconhecimento de crédito junto ao fornecedor e guarda dos dois XMLs.

Quando a empresa estiver obrigada à EFD ICMS/IPI, os registros C100, C170 e C190 devem conciliar com a NF-e. A obrigação do Simples Nacional varia por UF e perfil do contribuinte. Consulte o Portal SPED.

Principais riscos

• usar CFOP de venda em vez de devolução;
• não referenciar a NF-e original;
• tratar CSOSN 900 como obrigatório;
• usar CST 49 ou 99 sem validação;
• informar IPI devolvido fora das regras;
• criar destaque de ICMS inexistente;
• confundir devolução de compra com devolução de venda;
• não ajustar estoque e financeiro;
• não guardar os XMLs.

Checklist antes da transmissão

• A operação é realmente devolução de compra?
• A chave original está no NFref?
• O CFOP corresponde à finalidade da compra?
• A operação é interna ou interestadual?
• Quantidades e valores são proporcionais?
• CSOSN/CST foram validados?
• ICMS, IPI, PIS e COFINS refletem a operação original?
• Estoque e financeiro serão ajustados?
• Os XMLs serão arquivados?

Perguntas frequentes

Qual CFOP usar na devolução de compra para revenda?

Em geral, 5.202 na operação interna e 6.202 na interestadual, desde que a compra original tenha sido destinada à comercialização.

Qual CSOSN usar?

Não existe CSOSN universal. O 900 pode ser aplicável em determinadas parametrizações, mas deve ser validado conforme ICMS, UF, nota original e leiaute.

Empresa do Simples destaca ICMS?

A devolução deve transportar as informações necessárias da operação original conforme as regras da UF, sem criar destaque inexistente nem omitir valores exigidos.

Como informar o IPI?

Quando aplicável, informe o valor proporcional nos campos próprios de IPI devolvido após validar o RIPI e a situação do emitente.

Qual CST usar para PIS e COFINS?

Não há código automático. CST 49 ou 99 podem aparecer em algumas parametrizações, mas precisam de validação.

A devolução de compra reduz o DAS?

Em regra, não, pois não desfaz receita de venda própria.

É obrigatório referenciar a NF-e original?

Sim. A chave deve constar no NFref do XML da devolução.

Fontes oficiais para consulta

• Portal do Simples Nacional
• Resolução CGSN nº 140/2018
• RICMS/SP
• Portal Nacional da NF-e
• Manual de Orientação do Contribuinte da NF-e
• RIPI
• Portal SPED

Conclusão

A devolução de compra no Simples Nacional deve desfazer a entrada original com coerência documental e tributária. CFOP, CSOSN, CST, ICMS, IPI e escrituração precisam ser definidos pela operação real, não apenas pela configuração padrão do sistema.

Antes de transmitir, confira o XML da compra, referencie a chave, valide os tributos e concilie estoque, financeiro e escrituração. Em caso de dúvida relevante, confirme com o contador responsável ou por consulta formal ao fisco.