Nota Fiscal Complementar: Quando e Como Emitir?
A nota fiscal complementar é um documento fiscal utilizado para corrigir ou ajustar informações que não foram corretamente registradas na emissão da nota fiscal original. Esse ajuste pode envolver a complementação de valores, como no caso de aumento de preço, quantidade, ou correção de impostos destacados a menor. A sua emissão é regulamentada por legislações estaduais, como o artigo 182 do RICMS/SP, garantindo que as operações comerciais sejam devidamente regularizadas.
Hipóteses de Emissão da Nota Fiscal Complementar
A nota fiscal complementar deve ser emitida em situações específicas, onde há necessidade de ajustar a documentação fiscal de uma operação já realizada. Aqui estão algumas das principais situações que requerem a emissão desse tipo de documento:
1. Reajuste de Preço
Se após a emissão da nota fiscal original houver um reajuste de preço, seja por alteração contratual ou mudança nas condições comerciais, é necessária a emissão de uma nota fiscal complementar para refletir o novo valor da operação. Esse reajuste pode ocorrer, por exemplo, em contratos de consignação mercantil, onde o consignante deverá emitir o documento para ajustar os valores com base na nova realidade comercial.
O prazo para emitir a nota fiscal complementar por reajuste de preço é de 3 dias a partir da data do reajuste. Isso garante que as operações sejam regularizadas de acordo com a legislação vigente.
2. Diferença de Preço ou Quantidade
Quando a quantidade ou o preço da mercadoria informado na nota fiscal original estiver incorreto (a menor), o fornecedor ou emitente deve gerar uma nota fiscal complementar para ajustar essa diferença. Isso pode ocorrer em situações em que o valor total da mercadoria, a quantidade dos produtos ou os serviços prestados são maiores do que o registrado originalmente. Nesses casos, a nota complementar ajusta os valores e garante que o cálculo do imposto seja feito corretamente.
3. Correção do Valor do Imposto
Outra situação comum para a emissão de uma nota fiscal complementar ocorre quando o valor do imposto, como o ICMS, é destacado a menor na nota fiscal original. Isso pode acontecer por erro no cálculo da base de cálculo, na aplicação da alíquota, ou por desconto indevido. A nota fiscal complementar, neste caso, corrige o valor do imposto devido, permitindo o recolhimento correto das obrigações fiscais.
4. Diferença no Estoque de Selos de Controle
Empresas que utilizam selos de controle fornecidos por órgãos fiscais também podem precisar emitir uma nota fiscal complementar. Isso é necessário quando é detectada uma diferença entre o estoque de selos e a quantidade de produtos emitidos. Essa falta ou excesso de selos indica que os produtos foram movimentados sem o devido registro fiscal, e a nota complementar regulariza a situação antes que seja instaurado um procedimento fiscal.
5. Complementação de Valores em Importação
Nas operações de importação, os valores envolvidos, como despesas aduaneiras, precisam ser corretamente refletidos na base de cálculo do ICMS. Se houver divergências entre os valores declarados na Declaração de Importação (DI) e o que foi efetivamente apurado, será necessário emitir uma nota fiscal complementar para ajustar esses valores. Esse procedimento garante que os tributos sejam pagos corretamente, evitando problemas fiscais futuros.
Como Emitir a Nota Fiscal Complementar?
A emissão de uma nota fiscal complementar segue as mesmas diretrizes de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) comum, com algumas particularidades. O documento deve conter apenas os dados que estão sendo corrigidos ou complementados. O emitente deve selecionar a opção “Nota Fiscal Complementar” no sistema de emissão de NF-e, indicando claramente que se trata de uma complementação de valores ou dados.
Principais Campos a Preencher
Ao emitir uma nota fiscal complementar, o emitente deve preencher apenas os campos relacionados à complementação. Por exemplo:
- Natureza da operação: Especificar se é um reajuste de preço, diferença de quantidade ou correção de imposto.
- Base de cálculo: Apenas os valores complementados devem ser informados.
- Impostos: Destacar o ICMS, IPI ou outros tributos quando aplicável.
Também é importante referenciar a nota fiscal original no campo adequado, incluindo a chave de acesso da NF-e original, para manter o histórico fiscal.
Escrituração da Nota Fiscal Complementar
Assim como ocorre com outras notas fiscais, a nota fiscal complementar deve ser devidamente registrada nos Livros de Registro de Saídas e Entradas. Caso a complementação seja realizada dentro do mesmo período de apuração da nota original, não haverá necessidade de recolhimento separado do imposto, pois ele será incorporado à apuração normal do período.
Por outro lado, se a nota fiscal complementar for emitida após o período de apuração da nota original, o imposto será recolhido por meio de uma Guia de Recolhimento específica, com os acréscimos legais, caso necessário.
Conclusão
A nota fiscal complementar é um documento indispensável para regularizar operações comerciais que apresentem divergências em valores, quantidade, ou impostos. Emitir a nota complementar corretamente é essencial para evitar penalidades fiscais e garantir que sua empresa esteja em conformidade com a legislação.
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