Desde que o uso de certificados digitais foi implantado no sistema de escrituração fiscal e contábil brasileiro, muitas dúvidas surgiram. Afinal, são muitos termos, formatos de arquivo e características distintas. Por isso, no post de hoje, explicaremos o que são certificados digitais, para quê servem e quais as diferenças entre certificado digital A1 e A3.
O que é certificado digital?
O Certificado Digital são arquivos eletrônicos que têm a função de validar uma identidade, seja de uma empresa, pessoa física ou computador. Eles funcionam como uma senha online e permitem autorizar diversos serviços, como:
Emissão de notas fiscais;
- Assinatura de documentos;
- Acessar a Receita Federal e os seus serviços;
- Fazer adesão ao Cadastro Positivo;
- Fazer assinatura de prontuários eletrônicos;
- Transações da Previdência Social e o FGTS;
- Realizar a consulta dos dados do IRPF;
Entre muitos outros serviços.
Uma das grandes vantagens do certificado digital além de sua praticidade por ser um arquivo digital e permitir transações online, é a segurança garantida para o usuário realizar operações. O documento é validado por uma autoridade de certificação, o que faz com que a identidade do portador seja criptografada e acessada somente por um software especializado.
Cada modelo de certificado digital é inalterável e não pode ser forjado, já que a sua validade depende da certificação de uma autoridade.
Quais são os tipos de certificado digital?
E-cpf – Pessoa Física
Como o próprio nome já define, é a versão digital do CPF (Cadastro de Pessoa Física). O e-cpf possui a mesma validade jurídica que o documento físico mas pode ser utilizado para fazer transações online. Sua utilização é indispensável para instituições públicas como a Caixa ou a Receita Federal, mas também pode ser aderido por instituições privadas com bancos em determinadas operações.
E-cnpj – Pessoa Jurídica
É a versão digital do CNPJ e também permite transações pela internet de forma segura e ágil com a mesma validade jurídica do documento físico. O representante legal da empresa pode emitir o seu e-cnpj através da Receita Federal.
NF-e – Nota Fiscal Eletrônica
É uma das bases do SPED fiscal, o Sistema Público de Escrituração Digital, e os contribuintes são incentivados a substituírem o uso de notas fiscais por NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). O documento digital foi desenvolvido para facilitar a emissão de notas fiscais de forma mais segura e prática, além de ser um meio que facilita a comunicação entre as administrações tributárias, órgãos fiscalizadores (Receita Federal, Sefaz Estadual, Secretária da Fazenda, entre outros) e as empresas.
Certificado Digital A1
O certificado digital A1 é um documento eletrônico que normalmente possui extensão .PFX ou .P12. Por se tratar de um arquivo digital, é instalado diretamente no computador do contribuinte e não depende de Smart Cards ou tokens para ser transportado. É a opção mais barata, entretanto a sua validade é de apenas 12 meses. Ao expirar, o contribuinte precisa pagar novamente as taxas para renová-lo.
Principais características
Pode ser instalado em diversos computadores da empresa simultaneamente.
Pode ser importado por softwares de emissão de notas fiscais, tornando a operação muito mais prática.
Pode ser instalado diretamente no servidor da empresa, sendo requisitado toda vez que uma NF-e for emitida pelo sistema fazendo com que todo o processo seja automatizado e eficiente.
Dispensa a necessidade do uso de senhas (tokens ou Smart Cards) durante o cotidiano, o que é muito mais seguro pois evita que outros usuários precisem saber a senha ou possam perdê-la.
Permite que a certificação seja utilizada para emitir NFC-e e NF-e ao mesmo tempo.
Certificado Digital A3
A instalação do certificado digital A3 necessita de hardware, ou seja, um dispositivo USB (pendrive), token ou cartão com leitor digital para validar a sua certificação. Ele é portátil e não precisa ser instalado em um computador. O certificado digital A3 poder ser utilizado para acessar os seguintes serviços:
- SPED Contábil – Escrituração Contábil Digital
- DOI – Declaração sobre Operações Imobiliárias
- E-CNHsp – Somente no estado de São Paulo
- CRVsp – Somente no estado de São Paulo
- Siscomex – Sistema Integrado de Comércio Exterior
Principais características
Sua validade pode chegar de 1 a 3 anos, dependendo da mídia em que ele estiver instalado.
Pode ser levado a qualquer lugar pois é um dispositivo portátil.
Pode ser usado apenas em um computador por vez.
