CFOP 2.603: Ressarcimento de ICMS retido por substituição tributária

Resumo executivo: o CFOP 2.603 é um código de lançamento destinado ao registro de ressarcimento de ICMS retido por substituição tributária a contribuinte substituído, efetuado pelo contribuinte substituto, nas hipóteses previstas na legislação aplicável. Ele não representa uma compra interestadual comum e não deve ser utilizado apenas porque uma mercadoria está sujeita à ST. Antes do lançamento, é indispensável comprovar a hipótese legal de ressarcimento, o imposto anteriormente retido e o procedimento autorizado pela UF.

Identificação rápida

O que é o CFOP 2.603?

Classificam-se no CFOP 2.603 os lançamentos destinados ao registro de ressarcimento do ICMS-ST ao contribuinte substituído, efetuado pelo contribuinte substituto, nas hipóteses admitidas pela legislação. A própria tabela do RICMS/SP mantém expressamente esse código.

Quando usar

Use somente quando houver direito ao ressarcimento do ICMS-ST e o procedimento adotado estiver previsto na legislação aplicável. É necessário identificar a operação que gerou o direito, o valor do imposto retido e a forma de ressarcimento aceita pela UF.

Quando não usar

Não use para registrar toda compra com ICMS-ST, para apropriar crédito ordinário de ICMS ou para criar ressarcimento sem comprovação. O CFOP é consequência do procedimento fiscal de ressarcimento, não sua autorização.

CFOPs que podem ser confundidos

Fluxo completo da operação

1. Identifique a retenção anterior do ICMS-ST e os documentos que a comprovam.
2. Confirme a hipótese legal que autoriza ressarcimento.
3. Apure o valor conforme a metodologia da UF.
4. Prepare os arquivos, demonstrativos e controles exigidos.
5. Somente após validar o procedimento, registre o lançamento com CFOP 2.603 quando aplicável.
6. Concilie o valor ressarcido com a apuração do ICMS, documentos fiscais e SPED Fiscal.

Exemplo prático

Um contribuinte substituído possui mercadorias cujo ICMS foi retido anteriormente e realiza operação que, pela legislação estadual, gera direito a ressarcimento. Depois de comprovar a retenção, apurar o valor e cumprir o procedimento exigido, o lançamento fiscal correspondente pode utilizar o CFOP 2.603.

NF-e e XML

O CFOP 2.603 não deve ser tratado como uma compra comum de mercadoria. Quando houver documento fiscal no procedimento de ressarcimento, confira finalidade, referências, valores do ICMS-ST, emitente, destinatário e informações complementares exigidas pela UF. O XML precisa ser coerente com o mecanismo de ressarcimento adotado.

ICMS-ST e direito ao ressarcimento

O direito não nasce do CFOP. Ele depende da legislação aplicável e da ocorrência de hipótese que autorize ressarcimento. Em São Paulo, o contribuinte deve observar a disciplina específica da SEFAZ-SP para ressarcimento do imposto retido, inclusive metodologia, arquivos e validações vigentes.

CST/CSOSN

Não existe CST ou CSOSN universal determinado pelo CFOP 2.603. A codificação deve refletir o documento e o procedimento efetivamente utilizados. O regime tributário do contribuinte e a disciplina estadual precisam ser considerados.

ERP, estoque e financeiro

O lançamento de ressarcimento não representa, por si só, nova entrada física de mercadoria. Portanto, o ERP não deve movimentar estoque automaticamente. O reflexo financeiro ou fiscal deve ser registrado no módulo de impostos/contas conforme a forma de ressarcimento utilizada.

SPED

A EFD ICMS/IPI deve refletir o ressarcimento nos registros e ajustes efetivamente exigidos pela legislação da UF e pelo Guia Prático vigente. Evite criar registros apenas pela descrição genérica do CFOP.

Prazo e risco fiscal

Os prazos para pedido, apropriação, validação ou utilização do ressarcimento dependem da legislação estadual e do procedimento adotado. O controle deve registrar período da retenção, operação geradora do direito, data do pedido/apropriação e documentos comprobatórios. Ressarcimento sem lastro ou fora das regras pode gerar glosa, imposto, multa e juros.

Base legal e fontes oficiais

• RICMS/SP — Anexo V, CFOP 2.603.
• Convênio ICMS 142/2018 — substituição tributária.
• SEFAZ-SP — legislação tributária e ressarcimento de ICMS-ST.
• Portal SPED — EFD ICMS/IPI.

Erros comuns

• usar 2.603 em qualquer compra com ST;
• confundir ressarcimento com crédito comum;
• não comprovar a retenção anterior;
• não observar o procedimento da UF;
• movimentar estoque pelo lançamento de ressarcimento;
• apropriar valor sem documentação suficiente.

Checklist antes do lançamento

• Existe hipótese legal de ressarcimento?
• O ICMS-ST anteriormente retido está comprovado?
• O valor foi apurado conforme a regra da UF?
• Documentos e arquivos exigidos estão disponíveis?
• O ERP não movimentará estoque indevidamente?
• Apuração e SPED estão conciliados?

FAQ

O que significa CFOP 2.603?

Ressarcimento de ICMS retido por substituição tributária, nas hipóteses previstas na legislação aplicável.

O CFOP 2.603 gera direito ao ressarcimento?

Não. O direito precisa existir previamente na legislação e ser comprovado; o CFOP apenas classifica o lançamento.

O CFOP 2.603 movimenta estoque?

Em regra, não. Trata-se de lançamento fiscal de ressarcimento, e não de nova entrada física de mercadoria.