Tag autXML: como autorizar acesso ao XML da NF-e, CT-e e MDF-e

A tag autXML é o grupo do XML utilizado para informar pessoas físicas ou jurídicas autorizadas a acessar o conteúdo completo de determinados documentos fiscais eletrônicos. Na NF-e, por exemplo, o Manual de Orientação do Contribuinte descreve o grupo autXML como destinado às “pessoas autorizadas a acessar o XML da NF-e”.

Na prática, o emitente pode informar CPF ou CNPJ de terceiros que precisem consultar ou receber o documento eletrônico, como escritório contábil, operador logístico, transportador ou outro participante autorizado.

O preenchimento deve ser feito com cuidado: incluir um CPF ou CNPJ no autXML amplia o acesso daquele terceiro ao documento fiscal. Por outro lado, simplesmente possuir a chave de acesso não garante acesso irrestrito ao XML completo.

O que é a tag autXML?

No leiaute da NF-e, o grupo autXML identifica terceiros autorizados pelo emitente a acessar o XML da nota.

Segundo o MOC da NF-e, o grupo admite até 10 ocorrências. Em cada ocorrência deve ser informado um CNPJ ou CPF autorizado.

Campo	Função	Ocorrência
`autXML`	Grupo de pessoas autorizadas a acessar o XML	0 a 10
`CNPJ`	CNPJ autorizado	1 por ocorrência, quando usado
`CPF`	CPF autorizado	1 por ocorrência, quando usado

O leiaute vigente também prevê controle sequencial da autorização no grupo, conforme a versão técnica aplicável.

Consulte o MOC 7.0 — Anexo I da NF-e/NFC-e.

Para que serve a tag autXML?

A tag existe para permitir que o emitente indique terceiros que podem acessar o documento fiscal eletrônico pelos serviços disponíveis, respeitando as regras de autenticação e autorização.

Ela é especialmente útil quando o XML precisa ser disponibilizado a alguém que não aparece naturalmente como emitente, destinatário ou outro participante principal do documento.

Exemplos:

escritório contábil responsável pela escrituração;
operador logístico;
empresa responsável por auditoria fiscal;
terceiro autorizado a tratar documentos fiscais em nome da empresa;
prestador responsável por integração ou gestão documental.

A autXML permite baixar qualquer XML?

Não.

A autorização vale para o documento em que o CPF ou CNPJ foi informado e depende das regras técnicas do serviço utilizado. Ela não transforma o autorizado em alguém com acesso irrestrito a todos os XMLs do emitente.

Desde 2020, o Portal Nacional da NF-e restringe a consulta completa do documento aos participantes da operação e a terceiros informados em autXML, mediante certificado digital, observadas as regras do serviço.

Veja o aviso oficial do Portal Nacional da NF-e sobre consulta completa e autXML.

É necessário certificado digital?

Nos serviços que exigem autenticação, sim. O fato de o CPF ou CNPJ estar no grupo autXML não elimina os demais requisitos de segurança do ambiente fiscal.

Em consultas autenticadas, o certificado deve identificar um participante ou terceiro autorizado conforme as regras do serviço.

Veja também: Certificado Digital: A1, A3, e-CPF e e-CNPJ.

Exemplo de autXML na NF-e

<autXML>
    <CNPJ>12345678000199</CNPJ>
</autXML>

Quando a autorização for concedida a uma pessoa física, utiliza-se o CPF no lugar do CNPJ:

<autXML>
    <CPF>12345678901</CPF>
</autXML>

Os números acima são apenas ilustrativos. O ERP deve validar tamanho, dígitos e regras do leiaute antes da transmissão.

Quantos CNPJs ou CPFs podem ser informados?

No leiaute da NF-e, o grupo autXML possui ocorrência de 0 a 10. Portanto, podem existir até dez autorizações no documento, conforme o esquema vigente.

O mesmo limite de até dez ocorrências aparece nos leiautes oficiais do MDF-e.

autXML no CT-e

O CT-e também utiliza o conceito de pessoas autorizadas a acessar o XML.

Nos serviços de distribuição do CT-e, o grupo autXML é considerado entre os atores que podem receber documentos de seu interesse, juntamente com emitente, remetente, destinatário, expedidor, recebedor e tomador, conforme o leiaute e o serviço.

Isso reforça um ponto importante: a tag não é apenas um campo visual. Ela pode influenciar quem o ambiente fiscal reconhece como autorizado para receber ou consultar determinado documento.

Portal oficial do CT-e.

autXML no MDF-e

O Manual de Orientações do Contribuinte do MDF-e também prevê o grupo autXML para autorizados ao download do XML do documento fiscal eletrônico.

O leiaute do MDF-e admite até dez ocorrências e permite informar CPF ou CNPJ.

Consulte o Manual do MDF-e no CONFAZ.

Quem deve ser informado em autXML?

Somente terceiros que realmente precisem ter acesso ao documento.

Antes de cadastrar, pergunte:

essa pessoa ou empresa realmente precisa do XML completo?
o CPF ou CNPJ está correto?
o acesso está autorizado pela empresa?
o terceiro possui certificado digital compatível com o serviço utilizado?
há política interna para concessão e revisão dessas autorizações?

Evite incluir terceiros apenas por conveniência ou hábito.

O contador precisa estar em autXML?

Não existe uma regra geral determinando que todo contador precise ser informado na tag.

Contudo, quando a empresa deseja que o escritório contábil seja reconhecido como terceiro autorizado para acessar determinado XML, o grupo pode ser utilizado, observadas as regras do documento e do serviço.

Também podem existir outros mecanismos de autorização, procuração ou distribuição de documentos. Portanto, a melhor solução depende do fluxo adotado pela empresa.

autXML substitui o envio do XML ao destinatário?

Não.

A tag é um mecanismo de autorização de acesso. Ela não deve ser tratada como substituta automática das obrigações e rotinas de disponibilização do documento fiscal aos participantes da operação.

O emitente deve continuar cumprindo as regras aplicáveis ao documento fiscal eletrônico.

Qual a relação entre autXML e distribuição de DF-e?

Os serviços de distribuição de documentos fiscais eletrônicos utilizam a identificação dos participantes e autorizados para definir quais documentos podem ser disponibilizados a cada interessado.

Na NF-e, o Portal Nacional reconhece emitente, destinatário, transportador e terceiros informados em autXML entre os participantes que podem ter acesso completo conforme as regras do serviço.

Para empresas que precisam organizar documentos recebidos, consulte também como obter e organizar XML da NF-e e o guia de Manifestação do Destinatário.

O que conferir no ERP

No ERP, o cadastro de autorizados deve ser tratado como informação sensível.

Confira:

CPF ou CNPJ autorizado;
documento fiscal em que a autorização será incluída;
quantidade máxima permitida pelo leiaute;
formatação correta do documento;
regras de validação da versão vigente do XML;
ambiente de homologação ou produção;
quem possui permissão para alterar a lista;
se o XML final realmente contém os autorizados esperados.

O que conferir no XML

Abra o arquivo autorizado e procure pelo grupo autXML.

Exemplo:

<autXML>
    <CNPJ>12345678000199</CNPJ>
</autXML>

Se houver mais de um autorizado, existirão múltiplos grupos conforme o leiaute.

Para entender outros campos do documento, consulte a página Tags XML da NF-e.

Erros comuns ao preencher autXML

informar CPF ou CNPJ incorreto;
preencher simultaneamente CPF e CNPJ na mesma ocorrência quando o leiaute exige escolha entre eles;
duplicar o mesmo autorizado sem necessidade;
ultrapassar o limite de ocorrências;
acreditar que a tag dispensa certificado digital;
acreditar que ela concede acesso a todos os documentos da empresa;
cadastrar terceiros que não precisam do XML;
não remover autorizações de rotinas futuras quando o relacionamento com o terceiro termina;
confundir autXML com destinatário, transportador ou tomador do documento.

autXML e segurança fiscal

O XML contém dados comerciais e fiscais sensíveis. Por isso, a lista de autorizados deve seguir princípio de necessidade.

Empresas com alto volume de emissão devem evitar manter listas permanentes sem revisão. Sempre que houver troca de escritório contábil, operador logístico ou prestador de serviço, revise as parametrizações utilizadas pelo emissor.

Não compartilhe certificados ou senhas apenas para facilitar o acesso ao XML. Quando o leiaute permitir autorização específica, utilize o mecanismo adequado e preserve as credenciais de cada usuário ou empresa.

autXML altera impostos, CFOP ou escrituração?

Não.

A tag autXML define autorização de acesso ao documento. Ela não altera CFOP, CST, CSOSN, NCM, ICMS, IPI, PIS, COFINS, IBS ou CBS.

Também não gera direito a crédito fiscal, não modifica estoque e não substitui a análise da operação.

autXML aparece no SPED?

A finalidade da tag é autorizar acesso ao XML, e não determinar a escrituração fiscal.

Na EFD ICMS/IPI, a empresa deve escriturar os documentos e operações conforme os registros aplicáveis. O fato de um terceiro estar autorizado em autXML não muda a natureza da operação nem os valores que devem ser escriturados.

Veja também o guia de SPED Fiscal.

Checklist antes de usar a tag autXML

☐ O terceiro realmente precisa acessar o XML?
☐ CPF ou CNPJ foi conferido?
☐ O documento está no formato exigido?
☐ O limite de autorizados foi respeitado?
☐ O ERP utiliza o leiaute vigente?
☐ O autorizado possui os requisitos de autenticação do serviço?
☐ A autorização foi aprovada internamente?
☐ O XML gerado contém a tag correta?
☐ A lista será revisada quando o relacionamento terminar?

Perguntas frequentes

O que significa autXML?

É o grupo do XML usado para indicar pessoas físicas ou jurídicas autorizadas a acessar o conteúdo do documento fiscal eletrônico, conforme o leiaute aplicável.

Quantos autorizados posso informar na NF-e?

O MOC da NF-e prevê de zero a dez ocorrências do grupo autXML.

Posso informar CPF?

Sim. O leiaute admite CPF ou CNPJ do autorizado.

Posso informar o CNPJ do contador?

Sim, quando a empresa deseja autorizá-lo e o fluxo utilizado prevê esse acesso. Isso não significa que todo contador deva obrigatoriamente constar na tag.

Quem está em autXML consegue baixar qualquer nota da empresa?

Não. A autorização está relacionada ao documento em que o terceiro foi informado e às regras do serviço de consulta ou distribuição.

A tag dispensa certificado digital?

Não. Serviços autenticados podem exigir certificado digital válido do interessado.

autXML existe no CT-e e MDF-e?

Sim. Os leiautes desses documentos também utilizam o conceito de autorizados ao XML.

Conclusão

A tag autXML é um mecanismo de controle de acesso ao documento fiscal eletrônico. Ela permite que o emitente informe terceiros autorizados a acessar o XML, utilizando CPF ou CNPJ conforme o leiaute.

Na NF-e, o grupo admite até dez ocorrências. O mesmo conceito também aparece em CT-e e MDF-e.

O ponto mais importante é usar a autorização de forma criteriosa. Informar um terceiro em autXML não altera a tributação nem concede acesso geral a todos os documentos da empresa, mas pode permitir acesso ao conteúdo completo daquele DF-e conforme as regras do serviço.