Situações da NF-e: autorizada, rejeitada e cancelada

As situações da NF-e indicam em que etapa o documento está e qual ação o emissor deve tomar. Durante a emissão, a nota pode aparecer como em digitação, validada, assinada ou em processamento. Após o envio à SEFAZ, o resultado pode ser autorização de uso ou rejeição. Depois da autorização, ainda podem ocorrer eventos, como o cancelamento.

Entender a diferença entre esses status evita a circulação de mercadoria sem documento autorizado, a impressão indevida do DANFE e a escrituração de uma NF-e que não possui validade fiscal.

Resumo das principais situações da NF-e

Situação	O que significa	Tem validade fiscal?	Ação recomendada
Em digitação	Documento ainda está sendo preenchido no sistema emissor.	Não	Concluir e revisar os dados.
Validada	O arquivo passou pelas validações estruturais do sistema.	Não	Conferir também a consistência tributária.
Assinada	O XML recebeu a assinatura digital do emitente.	Não, enquanto não houver autorização.	Transmitir para a SEFAZ.
Em processamento	A solicitação foi enviada e aguarda resposta.	Ainda não	Consultar o recibo ou o protocolo.
Autorizada	A SEFAZ concedeu a Autorização de Uso.	Sim	Guardar o XML autorizado e o protocolo.
Rejeitada	A SEFAZ recusou a solicitação por erro de validação.	Não	Corrigir o erro e transmitir novamente.
Cancelada	Uma NF-e autorizada teve o evento de cancelamento homologado.	Não pode mais acobertar a operação.	Guardar o XML da NF-e e do evento.
Inutilização	Uma faixa de numeração que não foi usada foi comunicada à SEFAZ.	Não se trata de uma NF-e emitida.	Guardar o protocolo de inutilização.

O que são situações da NF-e?

Na prática, a expressão “situação da NF-e” pode ter dois sentidos:

status interno do emissor: etapas como em digitação, validada e assinada, que podem variar conforme o software utilizado;
resultado oficial da SEFAZ: autorização, rejeição, cancelamento e outros eventos registrados no ambiente autorizador.

Essa distinção é importante. Um sistema pode informar que a nota foi validada ou assinada, mas isso não significa que ela foi autorizada. Para acobertar a circulação da mercadoria, é necessário existir Autorização de Uso e protocolo correspondente no XML da NF-e.

NF-e em digitação

A NF-e em digitação ainda é apenas um documento em preparação no sistema emissor. Os dados podem ser alterados livremente e não existe validade fiscal.

Nessa etapa, revise principalmente destinatário, produtos, NCM, CFOP, CST ou CSOSN, bases de cálculo, alíquotas, valores e informações de transporte.

NF-e validada

A situação “validada” normalmente indica que o sistema verificou a estrutura dos dados e encontrou os campos necessários para gerar o XML. Entretanto, a validação estrutural não garante que a tributação esteja correta.

Uma nota pode estar tecnicamente bem formada e ainda conter CFOP incompatível, NCM incorreta, CST ou CSOSN inadequado, cálculo indevido de ICMS, IPI, PIS ou COFINS, ou divergência entre a operação real e a natureza informada.

NF-e assinada

A NF-e assinada recebeu a assinatura digital do contribuinte emissor. A assinatura comprova autoria e integridade do arquivo, mas, isoladamente, não autoriza a operação.

Se o documento for alterado depois da assinatura, normalmente será necessário gerar o XML novamente, validar, assinar e transmitir outra vez.

NF-e em processamento na SEFAZ

Esse status indica que o pedido foi transmitido, mas a resposta definitiva ainda não foi obtida pelo sistema emissor. O contribuinte deve consultar o recibo, o protocolo ou a chave de acesso antes de retransmitir.

Atenção: retransmitir sem confirmar o resultado pode gerar duplicidade de tentativa ou confusão operacional. Quando houver instabilidade, siga as regras de contingência e consulte o ambiente autorizador.

NF-e autorizada

A NF-e autorizada recebeu a Autorização de Uso da SEFAZ. O arquivo fiscal válido é o XML autorizado, acompanhado do protocolo. O DANFE é apenas o documento auxiliar que representa os dados da NF-e e acompanha a mercadoria quando exigido.

A autorização confirma que o documento passou pelas regras do ambiente autorizador. Contudo, a responsabilidade pelas informações fiscais continua sendo do emitente. Por isso, autorização não significa que CFOP, NCM, CST, CSOSN ou tributação estejam materialmente corretos.

NF-e rejeitada

A rejeição ocorre quando a SEFAZ identifica uma inconsistência e não concede a Autorização de Uso. A resposta contém um código e uma mensagem que ajudam a localizar o problema.

Como a NF-e rejeitada não foi autorizada, o emissor pode corrigir os dados e transmitir novamente. Antes disso, deve identificar a causa, ajustar o cadastro ou o documento, gerar novo XML, assinar e retransmitir.

Exemplos de causas de rejeição

erro na chave de acesso ou numeração;
cadastro do emitente ou destinatário incompatível;
CFOP, CST, CSOSN ou NCM em combinação inválida;
divergência em totais, bases ou valores tributários;
uso incorreto de campos obrigatórios;
duplicidade de NF-e;
falha de assinatura ou certificado digital.

NF-e cancelada

O cancelamento é um evento aplicado a uma NF-e que já foi autorizada. Depois que a SEFAZ homologa o evento, a nota não pode mais acobertar a operação.

O cancelamento depende das condições e do prazo previstos na legislação da UF. Em regra, deve ser solicitado quando a operação não ocorreu e antes de situações que impeçam o cancelamento. O contribuinte deve guardar o XML autorizado e o XML do evento de cancelamento.

Quando a mercadoria já circulou ou a operação se concretizou, pode ser necessário utilizar devolução, estorno, nota complementar ou outro procedimento fiscal, conforme o caso concreto e a legislação aplicável.

A NF-e ainda pode ser denegada?

A denegação existia quando o ambiente autorizador identificava irregularidade fiscal do emitente ou do destinatário e registrava o número da NF-e como denegado.

Entretanto, a Nota Técnica 2024.001 eliminou o processo de denegação da NF-e modelo 55. Portanto, sistemas e materiais antigos que ainda tratam a denegação como resultado atual precisam ser revisados. Documentos denegados no passado continuam compondo o histórico fiscal e devem ser preservados conforme as regras de guarda aplicáveis.

Inutilização de numeração é situação da NF-e?

A inutilização de numeração não cancela nem rejeita uma NF-e. Ela comunica à SEFAZ que determinados números, não utilizados em razão de quebra de sequência, não serão empregados pelo contribuinte.

Não é possível inutilizar um número que já tenha sido autorizado, cancelado ou vinculado a outro resultado registrado pelo ambiente autorizador. O protocolo de inutilização deve ser guardado para comprovar a regularidade da sequência.

Como verificar se uma NF-e está realmente autorizada

Consulte a chave de acesso no Portal Nacional da NF-e ou no portal da SEFAZ autorizadora.
Confirme a existência do protocolo de Autorização de Uso.
Verifique se o XML armazenado contém o protocolo de autorização.
Confira se há eventos posteriores, como cancelamento.
Concilie o XML, o ERP, o estoque e a escrituração fiscal.

A consulta do DANFE, isoladamente, não substitui a conferência do XML e do protocolo.

Impacto no XML, DANFE e SPED

Situação	XML e DANFE	Escrituração
Autorizada	Guardar XML com protocolo; DANFE pode representar a nota.	Escriturar conforme a operação e as regras aplicáveis.
Rejeitada	Não existe XML autorizado nem DANFE com validade fiscal.	Não escriturar como documento fiscal autorizado.
Cancelada	Guardar XML da NF-e e XML do evento.	Informar o cancelamento conforme o leiaute e a obrigação aplicável.
Inutilizada	Guardar o protocolo da faixa inutilizada.	Manter controle da sequência; não registrar como operação.

Checklist para tratar o status da NF-e

Confirmar se o status é interno do software ou resposta oficial da SEFAZ.
Não liberar mercadoria sem Autorização de Uso, salvo procedimento oficial de contingência.
Guardar o XML autorizado e os eventos vinculados.
Consultar a chave antes de retransmitir uma nota em processamento.
Corrigir a causa da rejeição antes de novo envio.
Validar o prazo e as condições da UF antes de cancelar.
Conciliar NF-e, estoque, financeiro e SPED.
Preservar documentos antigos denegados que integrem o histórico fiscal.

Perguntas frequentes sobre situações da NF-e

NF-e validada já tem validade fiscal?

Não. A validação pode confirmar apenas a estrutura do arquivo. A validade para acobertar a operação depende da Autorização de Uso concedida pela SEFAZ.

NF-e assinada pode acompanhar a mercadoria?

Não apenas por estar assinada. É necessário obter a autorização, salvo a aplicação correta de procedimento oficial de contingência.

Posso corrigir uma NF-e rejeitada?

Sim. Como a rejeição impede a autorização, o emitente pode corrigir o problema, gerar novamente o XML, assinar e retransmitir.

NF-e cancelada pode ser reutilizada?

Não. Depois da homologação do cancelamento, o documento não pode acobertar a operação. Quando necessário, deve ser emitida outra NF-e com nova numeração.

Autorização da SEFAZ garante que os impostos estão corretos?

Não. A autorização confirma o processamento pelas regras de validação, mas a responsabilidade pela classificação fiscal, tributação e conteúdo da operação permanece com o emitente.

Qual a diferença entre rejeição e cancelamento?

Na rejeição, a NF-e não chega a ser autorizada e pode ser corrigida e retransmitida. No cancelamento, uma NF-e previamente autorizada recebe um evento que impede seu uso para acobertar a operação.

O que fazer quando a NF-e fica em processamento?

Consulte o recibo, o protocolo e a chave de acesso. Não faça nova transmissão sem verificar se a primeira tentativa foi processada.

Fontes oficiais para consulta

Portal Nacional da NF-e;
Manual de Orientação do Contribuinte da NF-e;
Notas Técnicas e regras de validação da NF-e;
Nota Técnica 2024.001, sobre a eliminação da denegação;
legislação e orientações da SEFAZ da UF do emitente.

Conclusão

As situações da NF-e devem ser interpretadas conforme a etapa real do documento. Em digitação, validada ou assinada são estados que podem pertencer ao sistema emissor; autorizada, rejeitada e cancelada dependem da resposta ou do evento registrado na SEFAZ.

Antes de liberar mercadoria, imprimir o DANFE ou escriturar o documento, confirme a Autorização de Uso no XML e verifique eventos posteriores. Esse controle reduz o risco de divergências entre emissão, estoque, transporte e SPED.

O tratamento operacional pode variar conforme o software, a UF e a situação concreta. Em caso de dúvida relevante, valide o procedimento com o responsável fiscal ou a SEFAZ competente.