Me chame no WhatsApp (14) 98141-0882
CFOP 5.403: venda interna de mercadoria de terceiros na condição de substituto tributário
Entenda quando usar o CFOP 5.403 na venda interna de mercadoria de terceiros como substituto tributário, com ICMS-ST, CEST, NF-e e SPED.
O CFOP 5.403 é utilizado na venda interna de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros quando o estabelecimento remetente atua na condição de contribuinte substituto tributário.
O principal cuidado é não confundir essa operação com venda de produção própria, venda realizada por contribuinte substituído ou simples revenda de mercadoria cujo ICMS-ST já foi retido anteriormente. O enquadramento depende da origem do item, da posição do remetente na cadeia tributária, do NCM, do CEST e da legislação paulista aplicável.
Resumo rápido do CFOP 5.403
| Ponto | Explicação |
|---|---|
| Tipo de operação | Saída interna |
| Finalidade | Venda de mercadoria adquirida de terceiros com retenção de ICMS-ST pelo remetente |
| Emitente | Contribuinte substituto tributário |
| Destinatário | Contribuinte localizado na mesma UF |
| Origem da mercadoria | Adquirida ou recebida de terceiros |
| Circulação física | Sim |
| Principal risco | Usar o código quando o imposto já foi retido anteriormente |
Definição oficial
A tabela CFOP classifica neste código as vendas internas de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros em operações sujeitas ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituto.
Quando usar o CFOP 5.403
- a mercadoria foi adquirida ou recebida de terceiros;
- não se trata de produto fabricado pelo estabelecimento remetente;
- a venda ocorre dentro da mesma UF;
- a mercadoria está sujeita ao regime de substituição tributária;
- o remetente é responsável pela retenção e recolhimento do ICMS-ST;
- NCM, CEST, segmento, MVA e legislação foram confirmados;
- o imposto não foi apenas retido em etapa anterior como operação de substituído.
Quando não usar
- para venda de produção própria com ST — avaliar CFOP 5.401;
- para venda realizada pelo contribuinte substituído — avaliar CFOP 5.405;
- para operação entre substitutos do mesmo produto — avaliar CFOP 5.402;
- em venda interestadual — avaliar CFOP 6.403;
- quando o produto não está sujeito à ST;
- em transferência, devolução, bonificação ou remessa;
- quando o remetente não é responsável pela retenção.
Natureza da operação
Uma descrição adequada pode ser “Venda interna de mercadoria adquirida de terceiros com ICMS-ST”.
CFOPs correlatos
| Situação | CFOP provável | Observação |
|---|---|---|
| Venda interna de produção própria com ST | 5.401 | Produto fabricado pelo emitente |
| Venda interna entre substitutos | 5.402 | Ambos substitutos do mesmo produto |
| Venda interna como substituído | 5.405 | ICMS-ST retido anteriormente |
| Venda interestadual de mercadoria de terceiros como substituto | 6.403 | Destinatário em outra UF |
| Entrada de mercadoria com ST | 1.403 | Perspectiva do adquirente, conforme a operação |
| Devolução de compra com ST | 5.411 ou código correlato | Validar origem da mercadoria e documento original |
Separação dos itens da NF-e
Produtos de fabricação própria, mercadorias adquiridas de terceiros, itens com ICMS-ST retido anteriormente e produtos fora da ST devem ser separados por CFOP, CST/CSOSN, NCM, CEST e tributação. Não agrupe itens diferentes apenas para simplificar a emissão.
ICMS e ICMS-ST
O CFOP 5.403 não cria sozinho a obrigação de retenção. É necessário confirmar se a mercadoria está enquadrada em substituição tributária em São Paulo, se o remetente ocupa a condição de substituto, qual base de cálculo se aplica e se há MVA, pauta, preço final, redução ou benefício.
Na condição de substituto, o emitente normalmente calcula o ICMS próprio e o ICMS-ST, além do FCP-ST quando aplicável. A legislação do produto, o Convênio ICMS nº 142/2018 e o RICMS/SP devem ser analisados em conjunto.
CST e CSOSN
No regime normal, o CST 10 pode ser utilizado em operação tributada com cobrança do ICMS por substituição tributária, mas não é automático. Outras hipóteses podem exigir CST 30, 70 ou 90. No Simples Nacional, podem ser avaliados CSOSN 201, 202 ou 203, conforme crédito e tratamento tributário.
IPI, PIS e COFINS
Como a mercadoria foi adquirida de terceiros, o tratamento do IPI dependerá da condição de industrial ou equiparado do estabelecimento e da operação realizada. PIS e COFINS incidem sobre a receita conforme o regime tributário, salvo hipótese específica.
IBS e CBS na transição
Em 2026 e anos seguintes, separe o regime legado da transição do IBS e da CBS. A Lei Complementar nº 214/2025 e as Notas Técnicas da NF-e devem orientar o preenchimento. Não presuma que o tratamento histórico do ICMS-ST se aplica automaticamente aos novos tributos.
NF-e, XML e DANFE
No XML, confira:
- CFOP 5403;
- NCM e CEST;
- origem da mercadoria;
- CST/CSOSN;
- base e valor do ICMS próprio;
- base e valor do ICMS-ST;
- MVA, alíquotas e FCP-ST;
- informações adicionais e fundamento, quando necessário;
- dados de cobrança e transporte.
O DANFE deve reproduzir os valores do XML e apresentar natureza de operação compatível.
SPED Fiscal e EFD-Contribuições
Na EFD ICMS/IPI, a NF-e deve ser escriturada nos registros C100, C170 e C190. Os valores de ICMS próprio e ICMS-ST devem coincidir com o XML. Ajustes, ressarcimentos ou complementos seguem os códigos da UF. Na EFD-Contribuições, a receita deve ser registrada conforme os CSTs de PIS e COFINS.
Prazos e controles
O CFOP 5.403 não possui prazo de retorno. A empresa deve controlar vigência da ST, atualização de MVA, CEST, pauta, FCP-ST, recolhimento e conciliação entre NF-e, apuração e estoque.
Riscos fiscais
- usar 5.403 quando o ICMS-ST já foi retido anteriormente;
- classificar produção própria como mercadoria de terceiros;
- usar NCM ou CEST incorretos;
- aplicar MVA ou alíquota desatualizada;
- omitir FCP-ST;
- usar CST incompatível;
- divergir XML, DANFE e SPED.
Exemplo prático
Um atacadista paulista adquire mercadoria de terceiros e, por força da legislação, atua como substituto tributário na saída interna. Ao vender para varejista paulista, emite NF-e com CFOP 5.403, calcula ICMS próprio e ICMS-ST e escritura os valores na EFD ICMS/IPI.
Checklist fiscal
- A mercadoria foi adquirida de terceiros?
- A operação é interna?
- O remetente é substituto tributário?
- A mercadoria está sujeita à ST?
- NCM e CEST estão corretos?
- MVA, alíquotas e FCP estão vigentes?
- O CST/CSOSN foi validado?
- XML, apuração e SPED estão conciliados?
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre 5.401 e 5.403?
O 5.401 é para produção própria. O 5.403 é para mercadoria adquirida ou recebida de terceiros.
Qual a diferença entre 5.403 e 5.405?
No 5.403, o emitente atua como substituto e retém o imposto. No 5.405, em regra, o ICMS-ST já foi retido anteriormente.
O CFOP 5.403 sempre exige ICMS-ST?
Somente quando a legislação atribui ao remetente a responsabilidade pela retenção.
Qual CST usar?
O CST 10 é frequente, mas deve ser validado conforme a operação.
Fontes oficiais para consulta
- Tabela CFOP vigente do CONFAZ;
- Convênio ICMS nº 142/2018;
- Lei Complementar nº 87/1996;
- RICMS/SP;
- Portarias e regras paulistas do segmento;
- Portal Nacional da NF-e;
- Portal SPED;
- Lei Complementar nº 214/2025.
Conclusão
O CFOP 5.403 deve ser utilizado apenas quando o estabelecimento vende internamente mercadoria de terceiros e atua efetivamente como substituto tributário. A correta aplicação depende da origem do item, do NCM, do CEST, da legislação de ST, da MVA e do CST/CSOSN. Valide a parametrização com o responsável fiscal.
