Nota Fiscal de Amostra Grátis: CFOP, ICMS e IPI

A nota fiscal de amostra grátis é usada quando uma empresa remete mercadoria gratuitamente para que o destinatário conheça a natureza, espécie, qualidade, composição ou utilidade do produto, sem finalidade de venda daquela unidade remetida.

Apesar de parecer uma operação simples, a amostra grátis exige atenção fiscal. Não basta colocar “amostra grátis” na descrição do item para ter isenção de ICMS ou IPI. O produto precisa atender requisitos específicos de quantidade, valor comercial, identificação na embalagem, finalidade promocional e documentação correta na NF-e.

Este guia usa São Paulo como referência, especialmente o Artigo 3º do Anexo I do RICMS/SP e o Convênio ICMS 29/90. Para IPI, a referência atual é o Decreto nº 7.212/2010, que aprovou o RIPI vigente. Em outras UFs, valide o RICMS local, o produto, a NCM, o regime tributário e eventual regra setorial.

Resumo rápido sobre nota fiscal de amostra grátis

Ponto	Explicação
Operação	Remessa gratuita de mercadoria em quantidade necessária para o destinatário conhecer o produto.
Finalidade	Divulgação, promoção, teste de qualidade ou conhecimento da mercadoria, sem venda da unidade remetida.
CFOP mais usado na saída	5.911 em operação interna e 6.911 em operação interestadual.
CFOP de entrada	1.911 ou 2.911, conforme origem interna ou interestadual, quando o destinatário escritura entrada de amostra grátis.
ICMS em SP	Isento quando atendidos os requisitos do artigo 3º do Anexo I do RICMS/SP.
IPI	Deve ser analisado conforme RIPI, produto, NCM, TIPI e requisitos legais de amostra.
Retorno	Em regra, amostra grátis não é operação com retorno. Se houver retorno esperado, avalie demonstração, comodato ou outra operação.
Prazo	Não há prazo de retorno típico, porque a amostra grátis normalmente é distribuição gratuita sem retorno.
Principal risco	Tratar como amostra grátis isenta produto com valor comercial, quantidade superior ao permitido ou unidade vendável ao consumidor.

O que é amostra grátis?

Amostra grátis é a mercadoria remetida gratuitamente, em quantidade reduzida ou sem valor comercial relevante, para dar conhecimento ao destinatário sobre o produto. A finalidade é promocional ou técnica, não a venda daquela unidade.

Em São Paulo, o artigo 3º do Anexo I do RICMS/SP trata da saída interna ou interestadual, a título de distribuição gratuita, de amostras de diminuto ou nenhum valor comercial, desde que em quantidade estritamente necessária para dar a conhecer a natureza, espécie e qualidade da mercadoria.

Por isso, a análise não pode ser feita apenas pelo nome usado no pedido ou no ERP. É preciso verificar se a mercadoria realmente tem característica de amostra grátis e se não está sendo usada para mascarar bonificação, brinde, doação, venda, demonstração ou remessa para teste com retorno.

Quando usar nota fiscal de amostra grátis

Use a nota fiscal de amostra grátis quando a operação real preencher, em conjunto, os seguintes pontos:

a remessa é gratuita;
a unidade remetida serve para conhecimento do produto;
a quantidade é estritamente necessária para apresentar a natureza, espécie ou qualidade da mercadoria;
não há cobrança do destinatário;
não há expectativa de retorno da mercadoria;
a embalagem ou o produto atende às indicações exigidas pela legislação;
a NF-e informa corretamente CFOP, CST/CSOSN, dados adicionais e fundamento legal;
o XML, DANFE, estoque e escrituração refletem a distribuição gratuita.

Amostras grátis são comuns em cosméticos, alimentos, bebidas, medicamentos, produtos químicos, itens de consumo, materiais promocionais, produtos industriais e lançamentos comerciais. Cada segmento pode ter regras adicionais.

Quando não usar amostra grátis

Não use amostra grátis quando a operação real for outra. Esse erro pode levar ao uso indevido de isenção e à falta de destaque de imposto quando ele seria devido.

Em geral, não é amostra grátis quando houver:

venda da mercadoria, ainda que com preço simbólico;
bonificação vinculada a uma venda;
brinde ou presente sem objetivo de demonstrar a natureza do produto;
doação de mercadoria com valor comercial normal;
remessa para demonstração, com expectativa de retorno ou compra posterior;
comodato ou empréstimo gratuito de bem;
remessa para teste técnico com retorno ao remetente;
quantidade superior à necessária para conhecimento do produto;
embalagem vendável ao consumidor, sem descaracterização como amostra;
produto sujeito a regra sanitária ou setorial não cumprida.

Se a mercadoria vai voltar, provavelmente não se trata de amostra grátis. Avalie se a operação correta é demonstração, comodato, conserto, industrialização ou simples remessa com retorno.

Amostra grátis, demonstração, brinde e bonificação

Operação	Característica	Cuidado fiscal
Amostra grátis	Distribuição gratuita para dar conhecimento do produto, normalmente sem retorno.	Exige requisitos de quantidade, identificação e valor comercial reduzido.
Demonstração	Produto enviado para teste ou avaliação antes da compra, com retorno ou transmissão da propriedade.	Em SP, há prazo de 60 dias para retorno quando aplicada a suspensão.
Brinde	Mercadoria entregue como presente, geralmente não objeto normal da atividade do contribuinte.	Tem disciplina própria e não se confunde com amostra do próprio produto vendido.
Bonificação	Mercadoria entregue gratuitamente vinculada a uma operação comercial.	Pode integrar estratégia de venda e ter tratamento fiscal diferente da amostra grátis.
Doação	Entrega gratuita sem finalidade promocional de amostra.	Não se enquadra automaticamente na isenção de amostra grátis.

Requisitos para isenção do ICMS em São Paulo

Em São Paulo, a saída interna ou interestadual de amostra grátis pode ser isenta do ICMS quando atender às condições do artigo 3º do Anexo I do RICMS/SP.

Para produtos em geral, a legislação paulista exige atenção especial a dois pontos:

indicação, em caracteres bem visíveis, da expressão “Distribuição Gratuita”;
quantidade não excedente a 20% do conteúdo ou do número de unidades da menor embalagem de apresentação comercial do mesmo produto para venda a consumidor.

Para medicamentos, as condições são específicas e mais detalhadas. Entre outros pontos, podem envolver quantidade suficiente para tratamento, percentuais da apresentação registrada na ANVISA, expressões como “AMOSTRA GRÁTIS” e “VENDA PROIBIDA”, além de informações de registro do produto.

Portanto, não é correto aplicar a regra de 20% para todos os produtos sem conferir se o produto é medicamento ou pertence a setor regulado. Também não é correto usar a expressão errada na embalagem sem validar a regra aplicável.

CFOP da nota fiscal de amostra grátis

O CFOP deve representar a natureza da operação. Para remessa de amostra grátis, os códigos mais utilizados são:

Situação	Operação interna	Operação interestadual	Quem usa	Observação
Remessa de amostra grátis	5.911	6.911	Remetente da amostra	Usado na NF-e de saída da amostra grátis.
Entrada de amostra grátis	1.911	2.911	Destinatário que escritura a entrada	Usado na escrituração da entrada da amostra grátis recebida.

Em algumas situações específicas de distribuição, a SEFAZ/SP já analisou procedimentos envolvendo analogia com brindes, destinatários múltiplos e transporte para distribuição. Por isso, operações de campanha promocional com vários destinatários, distribuição em feira ou envio por filial devem ser avaliadas com cuidado, principalmente quanto ao destinatário informado na NF-e e ao controle da carga.

Como emitir a NF-e de amostra grátis

A NF-e deve ser emitida antes da saída da mercadoria, mesmo que a operação seja gratuita e isenta do ICMS. A isenção não dispensa obrigações acessórias.

Campo	Preenchimento sugerido
Natureza da operação	Remessa de Amostra Grátis.
CFOP	5.911 ou 6.911, conforme operação interna ou interestadual.
Destinatário	Informar corretamente a pessoa física ou jurídica que receberá a amostra, salvo procedimento específico validado para distribuição em lote ou campanha.
Valor da operação	Mesmo sem cobrança, deve haver valor fiscal para emissão, estoque e escrituração. Em SP, a SEFAZ orienta observar os critérios do artigo 38 do RICMS/SP quando não há valor da operação.
ICMS	Sem destaque quando atendidos os requisitos da isenção do artigo 3º do Anexo I do RICMS/SP.
CST ICMS	Em empresa do regime normal, pode ser CST 40 quando a operação estiver efetivamente isenta, conforme validação fiscal.
CSOSN	Para optante do Simples Nacional, validar código conforme CRT, operação e regra técnica da NF-e.
IPI	Validar conforme RIPI, NCM, TIPI, produto e condição do emitente.
PIS/COFINS	Validar conforme regime de apuração, CST, receita ou ausência de receita, e EFD-Contribuições.
Informações adicionais	Informar o fundamento legal da isenção e, quando aplicável, a condição de distribuição gratuita.

Exemplo de informação complementar para ICMS em São Paulo, quando a operação atender aos requisitos legais: “ICMS isento nos termos do artigo 3º do Anexo I do RICMS/SP e Convênio ICMS 29/90”.

Amostra grátis isenta x amostra grátis tributada

Amostra grátis não significa isenção automática. Se os requisitos do artigo 3º do Anexo I do RICMS/SP não forem atendidos, a saída pode ser tributada pelo ICMS, mesmo que não haja cobrança do destinatário.

Situação	Tratamento provável	Cuidados
Amostra de diminuto ou nenhum valor comercial, dentro dos requisitos legais	ICMS isento em SP, sem destaque do imposto.	Informar fundamento legal e cumprir obrigações acessórias.
Amostra em embalagem comercial normal, vendável ao consumidor	Pode ser tributada.	Validar se não atende à isenção por quantidade, embalagem ou finalidade.
Quantidade superior ao limite aplicável	Pode ser tributada.	Não usar isenção se a quantidade exceder a necessária para conhecimento do produto.
Produto sem identificação exigida na embalagem	Pode perder a condição de isenção.	Verificar expressão obrigatória conforme produto geral ou medicamento.
Distribuição gratuita tributada	NF-e com destaque do ICMS quando devido.	Base de cálculo deve seguir a legislação, ainda que não haja preço cobrado.

A Resposta à Consulta Tributária 21586/2020 da SEFAZ/SP reforça que a distribuição de amostra a consumidor ou usuário final, ainda que gratuita, configura circulação de mercadoria e pode gerar fato gerador do ICMS quando a isenção não se aplica.

ICMS-ST, CEST e amostra grátis

Quando o produto está sujeito a ICMS-ST, o CEST e a legislação da substituição tributária também devem ser analisados. Porém, se a amostra grátis estiver corretamente enquadrada na isenção do artigo 3º do Anexo I do RICMS/SP, a operação pode não se sujeitar à sistemática da substituição tributária, conforme entendimento da SEFAZ/SP em situações específicas.

Na Resposta à Consulta Tributária 19417/2019, a SEFAZ/SP analisou operação de amostra grátis de bebida e indicou que, atendidos os requisitos do artigo 3º do Anexo I do RICMS/SP, não se aplicava a substituição tributária na hipótese examinada, além de orientar uso do CFOP 6.911 na remessa e CFOP 2.911 na entrada.

Não generalize esse entendimento sem verificar produto, NCM, CEST, UF, destinatário, cadeia de circulação e legislação vigente.

IPI na amostra grátis

O IPI deve ser analisado conforme o RIPI vigente, a NCM, a TIPI, a condição do emitente e as características da amostra. O post antigo citava o Decreto nº 4.544/2002, mas esse decreto foi revogado. A referência atual é o Decreto nº 7.212/2010.

Empresas industriais ou equiparadas a industrial devem avaliar se a saída da amostra grátis atende aos requisitos de isenção ou outro tratamento previsto na legislação federal. Se não atender, pode haver tributação pelo IPI, conforme o produto e a operação.

Não use CST IPI 08 ou qualquer outro código de forma automática. A escolha do CST IPI depende do enquadramento real da operação, da hipótese legal, do produto, da TIPI e da escrituração.

PIS e COFINS na amostra grátis

Para PIS e COFINS, a análise depende do regime tributário da empresa, da existência ou não de receita, da contabilização da distribuição gratuita, do tratamento de insumos e da escrituração na EFD-Contribuições.

Não é seguro afirmar que o CST de PIS e COFINS será sempre 08. Em muitas operações sem receita de venda, pode haver tratamento específico, mas a parametrização deve ser validada conforme lucro real, lucro presumido, Simples Nacional, natureza da saída e orientação do contador responsável.

XML, DANFE e SPED

Na amostra grátis, o XML e o DANFE precisam deixar claro que a mercadoria saiu a título gratuito e que a operação foi classificada corretamente.

Ponto	Cuidados
XML da NF-e	Informar CFOP, CST/CSOSN, NCM, valor fiscal, tributos e dados adicionais coerentes.
DANFE	Acompanha a mercadoria e deve refletir a natureza “Remessa de Amostra Grátis”.
Dados adicionais	Informar fundamento legal da isenção, quando aplicável.
Estoque	Baixar a mercadoria do estoque como saída gratuita, não como venda faturada.
SPED Fiscal	Escriturar o documento com CFOP, CST/CSOSN e valores coerentes.
EFD-Contribuições	Validar se há reflexo na escrituração conforme regime e tratamento da operação.

A SEFAZ/SP já destacou que, mesmo quando a amostra grátis está isenta, devem ser cumpridas as obrigações acessórias. Portanto, a NF-e deve ser emitida e escriturada corretamente.

Exemplo prático

Uma indústria paulista envia sachês de um novo produto alimentício para clientes varejistas conhecerem a mercadoria. Cada sachê contém quantidade inferior a 20% da menor embalagem vendida ao consumidor, não é cobrado do destinatário e contém indicação visível de distribuição gratuita.

Campo	Preenchimento provável
Natureza da operação	Remessa de Amostra Grátis.
CFOP	5.911, se operação interna em SP.
ICMS	Sem destaque, se atendidos todos os requisitos da isenção.
CST ICMS	40, se regime normal e operação isenta, conforme validação fiscal.
Dados adicionais	ICMS isento nos termos do artigo 3º do Anexo I do RICMS/SP e Convênio ICMS 29/90.
IPI	Validar conforme RIPI, NCM, TIPI e condição do estabelecimento.
PIS/COFINS	Validar conforme regime tributário e EFD-Contribuições.

Se o produto fosse enviado em embalagem comercial normal, com quantidade vendável ao consumidor, sem indicação obrigatória ou em quantidade superior ao limite aplicável, a isenção poderia não se aplicar.

Riscos fiscais mais comuns

usar CFOP 5.911/6.911 para produto que, na prática, é brinde, bonificação ou doação;
tratar como isenta uma amostra que não atende aos requisitos do artigo 3º do Anexo I do RICMS/SP;
usar embalagem comercial normal vendável ao consumidor;
exceder o limite de 20% em produtos gerais;
aplicar a regra de produtos gerais a medicamentos sem observar as exigências específicas;
não indicar “Distribuição Gratuita” ou expressão exigida na embalagem;
usar CST de ICMS, IPI, PIS ou COFINS de forma fixa, sem análise;
não informar valor fiscal na NF-e;
não escriturar a operação no SPED;
ignorar ICMS-ST, CEST ou regra setorial;
não controlar estoque de produtos distribuídos gratuitamente.

Checklist da nota fiscal de amostra grátis

Verificação	Sim/Não
A saída é realmente gratuita?
A mercadoria serve apenas para conhecimento do produto?
A quantidade é estritamente necessária para apresentar o produto?
O produto geral respeita o limite de 20%, quando aplicável?
Se for medicamento, as regras específicas foram verificadas?
A embalagem contém a expressão obrigatória?
O CFOP 5.911 ou 6.911 foi escolhido corretamente?
A isenção do ICMS foi validada conforme o artigo 3º do Anexo I do RICMS/SP?
O IPI foi analisado conforme RIPI e TIPI?
PIS e COFINS foram analisados conforme o regime tributário?
O valor fiscal da operação foi preenchido?
Os dados do destinatário estão corretos?
O XML, DANFE, estoque e SPED estão coerentes?

FAQ sobre nota fiscal de amostra grátis

Qual CFOP usar para amostra grátis?

Em regra, use CFOP 5.911 em operação interna e CFOP 6.911 em operação interestadual para remessa de amostra grátis. O destinatário escritura entrada com CFOP 1.911 ou 2.911, conforme o caso.

Amostra grátis tem ICMS?

Em São Paulo, a saída pode ser isenta do ICMS quando atender aos requisitos do artigo 3º do Anexo I do RICMS/SP. Se os requisitos não forem atendidos, a saída pode ser tributada.

Amostra grátis precisa ter valor na NF-e?

Sim. Mesmo sem cobrança, a NF-e deve ter valor fiscal para documentar a saída, controlar estoque e permitir escrituração. A SEFAZ/SP orienta observar os critérios do artigo 38 do RICMS/SP quando não há valor da operação.

Produto em embalagem comercial pode ser amostra grátis?

Depende. Para produtos em geral, a legislação paulista exige quantidade não excedente a 20% da menor embalagem de apresentação comercial para venda ao consumidor. Se for embalagem vendável normal, a isenção pode não se aplicar.

Amostra grátis tem IPI?

Depende. O IPI deve ser analisado conforme RIPI, NCM, TIPI, condição do emitente e requisitos legais da amostra. Não use isenção de IPI automaticamente.

Qual CST de ICMS usar em amostra grátis?

Em empresa do regime normal, quando a operação estiver efetivamente isenta, pode ser CST 40. Porém, o CST deve ser validado conforme o produto, UF, operação e parametrização fiscal.

Qual CSOSN usar em amostra grátis?

Para optante do Simples Nacional, o CSOSN depende da operação, do CRT, da regra técnica da NF-e e do tratamento fiscal. Pode haver uso de 400 ou 900 em algumas situações, mas isso deve ser validado pelo responsável fiscal.

Amostra grátis tem retorno?

Em regra, não. A amostra grátis é distribuída gratuitamente para conhecimento do produto. Se houver retorno esperado, avalie se a operação correta é demonstração, comodato ou outra remessa com retorno.

Links internos sugeridos

Tema	Motivo	URL
CFOP	Ajuda a entender CFOP 5.911, 6.911, 1.911 e 2.911.	https://notafiscal.cnt.br/cfop/
Nota Fiscal de Demonstração	Ajuda a diferenciar amostra grátis de demonstração com retorno.	https://notafiscal.cnt.br/nota-fiscal-de-demonstracao-saiba-como-emitir/
CSOSN	Complementa a análise para empresas do Simples Nacional.	https://notafiscal.cnt.br/cst/csosn/
CST IPI	Ajuda a avaliar o tratamento do IPI na amostra grátis.	https://notafiscal.cnt.br/cst/cst-ipi/
CEST	Útil quando a mercadoria possuir relação com ICMS-ST.	https://notafiscal.cnt.br/cst/cest/
XML da NF-e	Ajuda a conferir campos fiscais e dados adicionais.	URL a definir
SPED Fiscal	Complementa a análise de escrituração da saída gratuita.	URL a definir

Fontes oficiais para consulta

Conclusão

A nota fiscal de amostra grátis deve ser emitida com cuidado porque a gratuidade não elimina a obrigação fiscal. O CFOP 5.911 ou 6.911 identifica a remessa, mas não garante isenção sozinho.

Antes de emitir a NF-e, confirme se a mercadoria atende aos requisitos de amostra grátis, se a embalagem contém a indicação obrigatória, se a quantidade está dentro do limite aplicável, se a isenção do ICMS foi validada, se o IPI foi analisado e se XML, DANFE, estoque e SPED estarão coerentes. Em caso de dúvida, valide com o contador responsável ou por meio de consulta formal ao fisco.